除了保密文件销毁有特定规定，一般文件可以在文件更改通知（一般应当包括更改原因、依据、更改评审记录等信息，其中包括对被替代文件的处理信息）或者新文件中规定，或者文件程序中规定，被作废文件，除了归档要求存档外，应当如何处理，譬如，可以自己销毁，或者回收后集中销毁（当然要具体、明确规定），新文件批准的同时也就批准被替代文件如何销毁了。没有必要对作废后销毁文件再做专门登记。当然为了取得客观证据，证明销毁了。有的保密文件，还必须登记，要有两人和以上监督下销毁。根据具体情况自己规定后执行。
从某种意义上说，文件文档档案是三种不同东西，然而这三种东西从本质上讲只是同一种东西的三种不同叫法而已，它们的定义究竟是什么，还是怎么去称呼，都不重要；因为它们都有一个共点，那就是记录信息，由于新技术的日新月异，越积越多的技术文件会占据不必要的资源，故有的技术文件需要销毁和清除，需要销毁的技术文件由资料员提出，部门经理会同有关技术人员一起仔细校对核实，然后将销毁理由与销毁文件清单上报总公司，由公司法人签署“同意”后，方可销毁。
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