涉密文件要如何管理，从这些方面入手

 

　　1、涉密文件(包括确定密度的文件资料、图表、出版物、教材等)的制作、印刷、传递、承包、借阅、保管、归档、交接和销毁，必须严格执行审查、检查、登记、签字等手续。

 

　　2.涉密文件由各单位机要保密人员统一管理，阅读涉密文件必须在办公室或安全保密的地方进行，涉密文件必须存放在铁皮柜内；密级文件必须由专人保管，专册登记，专柜保管，个人不得私自保管涉密文件。

 

　　3.发出、收入和内部运行的涉密电报、文件、资料，必须登记、编号，交接时必须办理签字手续。外出会议发出的秘密文件，要妥善保管，回到工作岗位后立即交给机关人员处理。

 

　　4.传阅涉密文件、资料，由机要人员直接传送，不得超过机要人员任意横传。由于工作时间较长，应向机要人员办理手续。

 

　　5.涉密文件、资料，未经发文单位同意，不得自行扩大阅读范围，不得自行复印、翻印或转载，不得泄露给规定范围以外的人员。

 

　　6、因工作需要复印、印刷相关文件资料的，应当按照规定办理相关手续。复印的相关文件资料应当按照原件的密度进行管理。

 

　　7.确因工作需携带涉密文件资料外出的，须经主管领导批准，并采取相应的保密措施。禁止在公共场所停留，旅游，购物，探亲访友等，返回单位后应及时交机保密，确保我国秘密安全。

 

　　8.当工作发生变化时，应将所用文件、资料清理干净，全部移交。

 

　　9.涉密文件资料的清销毁。阅读的涉密文件应及时退回，需要销毁的涉密文件应由市保密局统一集中销毁，个人不得自行或随意销毁。严禁将各种涉密载体或内部信息和出版物作为废品出售。如果违反保密规定导致涉密文件数据泄露，应按照我国法律和相关规定严肃处理，并追究责任。

 

　　10.涉密文件资料必须定期收回上交，如有遗失，应及时报告并立即追查处理。

 

　　11.需要销毁的涉密文件由保密部门制作有关保密法规的规定，经领导批准后统一处理，不得擅自销毁。

 

　　收件环节

 

　　收据管理包括检查、登记、批准、传递等步骤。

 

　　一是收到密件后，首先检查封皮的状态，看是否有损坏或被盗的痕迹，在收据和发票上签名、时间。

 

　　二是在专用密件登记簿上登记收到的所有密件，除常规登记项目外，还应注明密级、编号、份数、制作日期，

 

　　三是把密件交给办公室主任处理。办公室主任应认真拟办与企业有关的商业秘密文件，提出有利于保密的合理意见，然后由分管领导根据拟办意见对密件进行处理作出决定。因为拟办意见关系到商业秘密的生死存亡，所以应该很谨慎，所选的承办部门、人员应尽量认定为可靠，而且知密范围应尽量小。

 

　　在处理过程中，当需要其他部门和人员的帮助而需要提供信息时，首先要向他们声明保密原则，并尽可能以小的商业秘密信息量获得大的帮助。

 

　　四是密件必须由专人传递，并负责跟踪密件的整个处理过程。密件在同一个人手中停留的时间不应太长。传递文件的文件人员应及时交付、阅读和监督处理过程。

 

 

涉密文件要如何管理，从这些方面入手

 

 

　　发文环节。

 

　　文件发布环节包括草拟、审核、签发、复核、修复、印刷、登记、分发等程序。草拟文件时，有保密事项后应立即标记，并划定密度级别，限制秘密文件的范围。审核、签发和复核是对文件内容的检查，层层监控是为了在生成阶段保护企业的商业秘密，减少后患。

 

　　密封件的印刷必须在专业的机械文件的印刷部门进行商业秘密文件的原稿和修复原稿应保密。同时，还应注意修复过程中留下的一些破损的废弃文件。这些废弃文件应由碎纸机处理，不得随意堆放或出售给废品收购站。

 

　　需要印刷的文件加盖发文机关或企业领导人的印章，一般由负责人亲自加盖，企业有特殊规定的除外。

 

　　为了限制文件的发发范围和数量，待分发的文件应包装好。负责密件工作的文件人员应仔细检查密件的印刷数量，并检查要分发给的机关部门。密封后，应加盖密封印章，密封条应加盖密封印章，并由机器交通或专人发送。

 

　　日常管理。

 

　　首先，企业信息应根据信息的敏感性和重要性分为不同的等级，设置不同的知密范围，限制信息的传播，积极防止竞争者窃取或通过合法渠道获取企业信息。

 

　　二是企业应明确涉密人员的范围、权限和责任，严格控制商业秘密在企业中的传播范围，明确规定作为商业秘密，谁需要知道，谁不需要知道。不然人多口杂，一不小心就泄露了，不利于责任的有效追究。

 

　　三是在仓库管理中，可以建立多人负责和有限责任的原则，通过分割和组合的方式存储商业秘密文件。

 

　　举例来说，可以分解商业秘密的关键部分，限制员工只接触部分，使每个涉密人员无法拥有完整的商业秘密。仓库设施要可靠，有条件的企业可以设置密码门，只有文件管理人员有密码通行证，定期更换密码；通常情况下，密码应该锁在保险箱里。

 

　　四是在用户使用管理中，要规定借阅范围、时间和签阅程序，管理者要跟踪密件的流动，好借阅者到机要室或阅文室查阅文件，如有特殊情况，也要当天借阅。复制文件应有规定和限制，原则上不得允许复制。商务秘密文件办完后应及时归档，妥善保管，以免发生商务秘密纠纷时无法举证。

 

　　为了保证敏感公司文件的安全，对于废弃的文件，不要把它们扔到废弃的篮子里，而是要广泛使用文件粉碎机，彻底销毁企业废弃的文件，使其无法恢复，以免竞争者从中分析企业的竞争趋势。